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介護保険を利用するためには、要介護認定を受ける必要があります。
介護保険法第19条第1項に「介護保険を受けようとする被保険者は、要介護者に該当すること及びその該当する要介護状態区分について、市町村の認定を受けなければならない」とあります。この場合の市（区）町村とは、介護保険の運営に責任を持つ保険者を指します。

認定調査を受けるには、まずお住まいの役所の介護保険担当窓口（名称は自治体によって異なります）で、要介護認定調査申請書を入手するところからはじめます。
申請書への記入は、原則としてご本人かそのご家族が行いますが、ご本人を知るケアマネジャーや地域包括支援センターや施設職員などが代行することもできます。

記入欄には、申請を受ける人の氏名や介護保険の被保険者番号、主治医（氏名、医療機関名、所在地）、などを記入します。必要事項を記入したら、申請を受ける人の介護保険被保険者証を添えて役所に提出します。すると、１週間程度で認定調査員から連絡があり、自宅での認定調査が行われます。申請から認定調査までにかかる期日は、自治体により、また忙しさなどにより異なります。
認定調査は保険者（市区町村）に設置されている「介護認定審査会」で、申請した人の介護の必要性や介護度が適切かどうかを審査・判定し、決まります。
介護認定審査会は、市区町村の長より任命された保健・医療・福祉の各分野の学識経験者（医師、ケアマネジャー、ソーシャルワーカー、保健師など）により構成されています。

認定調査員は、あるがままの状態を観察し、介護判定の材料とします。ですから、いつも以上に部屋を片付けたり、よそいきの服装で待っている必要はありません。健康状態に関しても、役所から調査の人が来るからといって、必要以上に元気なそぶりを見せたり、かしこまったりする必要はありません。ご本人が、床についたままのほうがラクなようなら、そのまま、また長時間（おおむね30～60分程度）の調査に耐えられないような健康状態なら、あらかじめその旨を伝えましょう。

また、主治医意見書があっても、普段の生活の様子は一緒に暮らしているご家族にしかわからないこともあります。
同席する際には、普段、ご本人が困っていること、ご本人のことでご家族が困っていることをあらかじめ書き出して、メモにしておくとよいでしょう。
特に、認知症の方の場合、ご本人の状態は日によっても変わりますし、家族以外の人（調査員）の前では、何もおかしなところはないように見えることもあります。ご家族は日ごろから、「認知症の症状でこんなことがあって困っている」ことを書き出しておきましょう。