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要介護４の状態の母を現在入所している関西の施設から関...（介護何でも相談）

要介護４の状態の母を現在入所している関西の施設から関東の介護付き有料老人ホーム連れてくることを検討しています。
在宅介護は私の家の作りからして1日たりとも無理なので、駅からホームへ直行しかない状況です。 新幹線利用でトータル４時間半くらいかかる（休憩や余裕をみるともっと）大移動なのでいろいろ不安が生じます。
今の施設を退去する当日になって体調が悪くなったら？とか、移動中具合が悪くなったり何かアクシデントが起こったら？とか・・・

近くの有料ホームで入れそうなところは「入居日＝契約日で、その日に来られなければ一旦キャンセル」と言われ、
「契約日から部屋を確保し、入居は一月くらい後でもＯＫ」というところはうちから遠いので、ホームの選択にも迷っています。

また、有料老人ホームは介護保険の住所地特例に当たるので、私の家に住民票を移しても介護保険は現在の母の住所地の管轄のままになるらしいですが、
その際介護認定の更新や見直しをこちらの認定員に代行してもらって確実に手続きできるのか？というようなことも心配です。

このような遠方からの移動を伴う施設入居を体験されたかたがおられましたら、何でも結構ですので体験談やアドバイスをお願いします。