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現在、職場が変わりユニット型の介護老人福祉施設に勤務...（介護何でも相談）

現在、職場が変わりユニット型の介護老人福祉施設に勤務しています。私の所属しているフロアは、20床ユニットのショートステイ（以下SSと表記）専門。最近特に悩んでいる事が2つあります・・・。 （1）SS利用後、家族へ渡す退所サマリー
（※ご利用時のサービス提供報告書。食事、排泄、入浴に関して等のご利用中の様子を記載したもの。）

当施設では、上記（※）の項目の他に日中、夜間、その他についての項目があります。これを夜勤中に（→日中はショート入居＆退居で多忙）、出来るだけ翌日の退居人数分のを完成させておかないといけないので、少しでも効率の良い書面にしたいんです。
現在の書面は、家族にとっては詳細にわたって記載されているので有り難いと思うのですが…仕上げる身としては、けっこう夜勤業務をやりながらは厳しいのが現状です。

理想は、家族に利用時の様子が伝わりつつも、かつ簡単になり過ぎず、記載情報過多にもなり過ぎない、負担にならない書面が良いのですが、どのような項目を書面へ載せたらベストでしょうか？

（2）SSユニットなので、これもなのですが…夜間に日中の常時4～6名の職員の一日のタイムスケジュールを夜勤者が組み立てて所定の書面に組み入れているのですが、これがまた私は特に苦手で…他の施設さまでは、このようなタイムスケジュール等を立てて業務をやっておりますか？

ちなみに、日中のSS入居→最高で5人。退居は、4人もしくは5人の時もあります。皆様ご多忙中と思いますが、同様な職場で勤務されている方…また、このような内容にお詳しい方など…アドバイス、情報提供よりしくお願い致します。