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介護保険に詳しい方教えて下さい→介護保険負担限度額認定...（介護何でも相談）

介護保険に詳しい方教えて下さい→介護保険負担限度額認定について 祖母がH25.2に特別養護老人ホームに入居しました。
祖母は1人世帯で年金は200万円、毎月市民税を支払っていました。
施設の方から「入居費用は第4段階になる」と言われ、
無知な私は高いと思いながら費用を払っていましたが、
後で調べて、障害者控除対象者認定と介護保険負担限度額認定を知りました。

早速、障害者控除対象者申請をして、
市民税非課税対象者になりました（認定基準日：H24.12.31）。

入居費用を第3段階に変更する為、
介護保険負担限度額認定の申請に行ったところ、
窓口の方に申請は6月末まで受付しませんと断られました。
毎年6月しかやってない言うのです。

ｲﾝﾀｰﾈｯﾄで調べた情報だと、
既に認定を受けている方は毎年6月更新手続になっていますが、
新たに認定をする場合は随時受付となってました。
なのになぜダメなんでしょう？

少しでも料金負担を減らす為、認定を急いでいます。
介護保険に詳しくないので私の認識が間違っているかもしれませんが
どうしても納得がいきません。

どなたか詳しい方、教えて頂けるとありがたいです。
宜しくお願い致します。