2カ月9件!計画単位数入力エラーによる請求ミスをなくす――福祉QC大会レポ1

福祉施設におけるサービスの向上を目指し、毎年開かれる「福祉QC全国発表大会」が今年も都内で12月8日、9日の2日間にわたって開催された。社会福祉法人全国社会福祉協議会 日本福祉施設士会が主催する同大会は、ほとんどが特別養護老人ホームを中心とした施設における事例発表だが、居宅介護支援事業所からも少数ながら業務改善への取り組みが報告された。

居宅介護支援事業とヘルパーステーションを併設する埼玉県の社団法人愛の泉は、「在宅部門における請求エラー件数の削減」をテーマに、ケアマネ部門の部門長である秋山毅行氏が発表した。

秋山氏が所属する愛の泉では、2009年度の1年間に請求業務のミスが14件発生したのに続いて今年の4〜5月の2カ月間では9件も発生したことから、ケアマネジャー5名、介護福祉士2名による業務改善のプロジェクトチームが発足した。
愛の泉では、3カ月で442件、月平均で147件の実績をこなし、ケアマネジャー1人あたりの担当利用者数は32人。そのうち1人あたりの請求ミスは月平均で2件(0.06%)発生している。

請求ミスを詳細に分析してみると、ミスが多発した今年の4〜5月は実績の変動が多い時期で、計画単位数の入力間違いが多発していることが判明した。埼玉県国保連に問い合わせてみたところ、埼玉県内では月平均2,000件の請求ミスが発生しており、居宅介護支援事業所数1,519カ所で平均すると1事業所あたり1.3件の割合となった。そこで計画単位数の入力間違い件数を今年10月までに1.3件にすることを目標に定めた。

ミスの要因をチーム内で検討した結果、ケアマネジャーの単位数の知識不足・認識不足や、単位数の直し方が統一されていない、統一した書式がない、パソコン内のデータを整理していないなどの課題が見えてきた。

解決策として、単位数についての勉強会を実施し、単位数がすぐ確認できるように独自の単位数を作成した。

新たに作成したマニュアルでは、提供表配布までに利用票を利用者へ配布し、急遽変更があればその都度提供表を差し替えて各事業所へ送ること、翌月の2日までに各ケアマネが実績表に実績有無や月遅れをチェック・入力すること、請求担当がパソコンの内部LANを通じて各ケアマネに実績を再確認すること、部門長と請求担当で最終確認を行ってから伝送処理を実施することなどが盛り込まれた。
パソコン内のデータ整理については、契約が解消されて2年以上経過した利用者データは、部門長の承認を得て破棄するなどの見直しが実施された。

こうした取り組みの結果、今年8〜10月までの計画単位数の入力間違い件数は1件のみとなり、目標を達成した。
秋山氏は、9カ月間にわたる業務改善プロジェクトを振り返り、「単位数の知識が増えて利用者からも分かりやすく説明できたことが評価されたり、他事業所からもエラーが少なくなったと言われた。社内では個々に行ってきた業務を相談しながらやるようになった」と効果を報告し、月1回の勉強会開催や会議内でマニュアルを活用しているかチェックするなど、これまでの取り組みの標準化と定着について「全員が納得したものができた」と語った。

福祉QC大会レポート2へ続く

■取材協力
日本福祉施設士会
全国社会福祉協議会

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