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福祉施設などにおいての、効率の良い会場設営の進め方や...（介護何でも相談）

福祉施設などにおいての、効率の良い会場設営の進め方や、設営に限らずに行事などを行う際に役立つ情報があれば教えてください。 毎年、毎回、行事の度に「設営や準備などに対して係の負担が大きすぎる」等の反省が出ており、どうにか工夫できないものかと考えています。
・例年の流れとして、早番業務１６時程に終了後、２１時から２２時程までサービス残業を行い、20メートル×２０メートル程のホールに、おおよそ５～６人ほどで飾り付けなどを行います。重作業は主に男性職員、軽作業は女性が多いです。体制的なものからか、係り以外はあまり協力的ではありません。予算は行事毎に1万円ほどです。トランポリンや大型エアートランポリン、楽器などは適度に揃っています。簡単な会場設営の図面などはつくってからやっていますがそれでもイマイチ進みが悪いです。

自分なりには、会場設営等の図面をより明確にして、おおよその動きを図面に書き込む、設営物に対するおおよその作業時間を計算して（人数も含む）行う、図面等以外のことは、たとえ途中でいい案などを思いついても、設営当日の変更は極力しない。などで効率化できないかとは考えていますが、役立つサイトや、うちではこうやっているので、効率的だ・・・等、アドバイスを頂けたら嬉しいです。